5
květen
2016
sdfg

Jak se připravuje NGO Market?

Formát NGO marketu asi nenechá nikoho na pochybách - jedná se o akci vyžadující pečlivé a dlouhodobé plánování. Vždy se snažíme, aby návštěvník, stejně jako v divadelní hře, byl příliš zabrán do děje, než aby si všímal, jak vlastně k celému představení došlo. Ale vzhledem k tomu, že se letos celá akce zaměřuje na správu neziskového sektoru a metodiku, díky které neziskovky dosahují svých cílů, rádi bychom Vám nabídli pohled pod pokličku procesu, který za celou akcí stojí.

1

Příprava dobrovolnického centra: Ondřej Besperát


Jak tedy vypadají přípravy největší slavnosti občanské společnosti v ČR, která je pro nás – a díky Vám! - už sedmnáct let srdeční záležitostí? S organizací NGO Marketu začínáme zpravidla více než půl roku před událostí samotnou. Výsledek je produktem pečlivého spojení dílčích úkonů, představ a realizace konkrétních plánů. Vše do sebe musí skvěle zapadat, doprovodný program musí být vyvážený, zábavný a užitečný zároveň. Účastníků, jak z řad vystavujících tak návštěvníků, rok od roku přibývá, a tak musí být úměrně tomu zarezervovány prostory, zajištěno občerstvení a poptán mobiliář.

 

Plánování, plánování, plánování

 

Nenechte se mýlit, i neziskový veletrh, od neziskovky pro neziskovky, podléhá základním pravidlům strategického plánování a projektového managementu. Plánujeme odzadu. Vytyčujeme si na pomyslné časové ose cíle k dosažení. Občas se nám samozřejmě stane, že narazíme na nějakou překážku nebo nepříjemnost. Pod tlakem nečekaných okolností však neměníme cíle, ale prostředky, kterými se k nim dostáváme.

Právě plánování je prvním a logickým krokem, který je podmínkou úspěšné realizace jakékoli akce. Vždy je třeba vědět, čeho chcete dosáhnout, v jakém časovém horizontu a kolik na to máte peněz. Pokud si umíte na tyto otázky kvalifikovaně odpovědět, můžete se soustředit na další bod organizace velké akce. Ten je o poznání méně teoretický a soustředí se na objednávání konkrétních dodavatelů.

 

Kdo, kdy, kde

 

Spolupráce s externími dodavateli není specifikem pouze velkých akcí. I při organizaci menších událostí pravděpodobně budete potřebovat zajistit občerstvení, technické zázemí nebo mobiliář navíc. Kdy se po nich začít poohlížet? Ideální je samozřejmě zahájit oslovování dodavatelů co nejdříve, zvlášť v okamžiku, kdy víte, že budete potřebovat větší objemy jejich zboží.

2Důležité je myslet i na prostory, v nichž se Vaše akce uskuteční. „V době, kdy jsem koordinovala NGO Market, ještě nestála Národní technická knihovna ani Forum Karlín, a tak jedním z nejsložitějších úkolů bylo najít vhodnou lokalitu za přijatelnou cenu,“ vzpomíná Jana Neupauerová, koordinátorka NGO Marketu v letech 2007 a 2008. „Můj největší strach se také týkal prostor. Měl jsem obavy z přesunu z Národní technické knihovny do Fora Karlín,“ přiznává Jan Pikna, koordinátor NGO Marketu 2015. Nakonec ale byly obavy zažehnány a vše bez komplikací a dobře dopadlo.

V průběhu příprav se snadno ztratíte a může se stát, že zapomenete na propagaci. Ta je přitom klíčová, je nesmírně důležité, aby se o vaší události dozvěděla přesně ta cílová skupina, které je určena, a to včas a správnými kanály. My v rámci propagace NGO Marketu používáme sociální sítě, redakční obsah ve spolupráci s našimi mediálními partnery i s externími médii. Používáme samozřejmě také rozesílky a newsletter – nástroje, které nám dovolují vhodně komunikovat s různými cílovými skupinami.

 

Den D

 

A jdeme do finále! Jakmile nastane den konání akce, je důležité především zachovat chladnou hlavu. Pokud jste vše dobře připravili v předstihu, stačí si jen ohlídat, aby všichni dodavatelé dorazili včas a tam, kam mají, aby prostory byly reprezentativní a příjemné, aby bylo vidět, že je akce vaše, zkrátka že vše funguje tak, jak má. „Nepovést se toho může mnoho. Já jsem se ze začátku nejvíc obával toho, že se nebude líbit téma, zvolené pro letošní NGO Market,“ říká Robin Hendrych, koordinátor letošního NGO Marketu.

A ještě jedna rada na závěr: bavte se! Organizace velké události je sice náročný proces, ale pokud si v něm najdete svou silnou stránku, něco, co Vás baví, bude to o hodně snazší!

Přejeme Vám mnoho úspěchů!

Autorka: Anna Vošalíková, PR a media koordinátor, Nadace Forum 2000

verze pro tisk
  zpět
CHCI VĚDET CO JE NOVÉHO VE SVĚTĚ NEZISKOVEK
Chci dostávat novinky emailem.


Kdo jsem?


 odhlásit odběr

PARTNEŘI SVĚTA NEZISKOVEK

partner ČSOBpartner AVPO ČR