11
listopad
2016
sdfg

Komunikujte – týmu se uleví!

Neziskový sektor má stále častěji na talíři tlak na profesionalizaci. Kolikrát jste slyšeli, že je potřeba dokázat žít i bez velkých grantů? Dbát na udržitelnost svých projektů? To se týká i schopnosti zvládat komunikaci s veřejností, mít skvělé PR, umět zpracovat a realizovat marketingové strategie. Zkrátka umět “se světu prodat”. Pracují ale neziskovky také na svém interním PR? Nevázne vám komunikace uvnitř?

1

Jak se vám pracuje? Nebojte se použít online aplikace, zjednoduší vám práci! Foto: PixaBay.com

 

Poznáváte se?

 

Decentralizované týmy, roztříštěné po celé republice a z velké části dobrovolnická práce za malou či žádnou odměnu často vede k situacím, kdy tým přestane uvnitř dostatečně komunikovat a informace se mezi pracovníky šíří neúplné, překroucené nebo žádné. To může vést k neshodám, neplnění zadaných úkolů, demotivaci a ve finále k tomu, že práce není rovnoměrně rozložená mezi jednotlivci. Někteří pak razí heslo, že co si neudělám sám, to nemám. Druzí rezignují a stanou se pouhými pozorovateli. Třetí pak uhnanými stmelovači, jejichž optimismus vydrží jen začátek pravidelné měsíční porady.

 

Myslete na to, jak vypadáte

 

Některé větší týmy se roztříští na menší skupinky, které sice mohou fungovat velmi dobře, ale dohromady netvoří fungující komplexní celistvou organizaci. Přitom stačí vzpomenout si na stará dobrá moudra “víc hlav, víc ví” nebo “jeden za všechny, všichni za jednoho”. A hlavně to nejdůležitější moudro. Marketing je komplexní řízení organizace a podílí se na něm všichni od účetní, sekretářky, terénního pracovníka přes fundraisera až po vedení. Všichni v týmu jsou chodící reklamou organizace, proto je nutné, aby veškeré jejich aktivity byly provázané a všichni všechno věděli, alespoň zhruba.

 

Ruku na srdce – jak jste na tom?

 

Prostě ve dvou a více se to lépe táhne, takže nerezignujte a inspirujte se pár tipy, jak účinně pracovně-komunikační překážky na cestě k profesionalizaci překonat. Než vám ale tipy naservírujeme, zamyslete se, jak na tom vlastně je vaše organizace. Pak se podívejte, co na to ostatní - my jsme se zeptali ředitelky Unie porodních asistentek, Kateřiny Hájkové Klíčkové, a ředitelky Nadace Neziskovky.cz, Karoliny Fialové. Obě organizace se také zapojily do testování nové aplikace Migaloo.

S čím v rámci vedení několikačlenného týmu nejvíce bojujete?

Kateřina: Unie porodních asistentek je vlastně síť lidi rozesetých po celé zemi a nemáme vlastní fyzickou kancelář. Také je naše práce založená hodně na dobrovolnické práci členek. O to je řízení organizace náročnější. Nejtěžší je se setkat na pravidelných poradách a koordinačních schůzkách a to nejen proto, že každou chvilku někdo odjíždí k porodu nebo kvůli doprovodu k porodu předchozí noc nespal. Nejvíce ale bojujeme s nedostatkem času, dobře zvládnutý time management, zvlášť pokud máme malé děti, je nezbytný.

Karolina: Největší problém máme především s tím, že nemáme jednotnou databázi kontaktů. Každý z týmu navazuje kontakty a vede si svoji „tabulku“ kontaktů, ale problém nastává, když někdo z týmu, i kdyby jen dočasně, vypadne. Kontakty by měly být dostupné na jednom místě, tak aby byly k dispozici i ostatním a pro přehled vedené i historicky - jaká firma a člověk už byl osloven. Věřím, že Migaloo nám usnadní práci a ušetří čas. Myslím, že k profesionalizaci neziskové organizace patří i kvalitní databáze kontaktů. A nemusí jít pouze o organizaci, která se věnuje individuálnímu fundraisingu a spravuje tedy velké množství kontaktů.

2

Migaloo je jedním z online pomocníků, který vám už brzy pomůže odlehčit provozu a koncentrovat síly jinde. Foto: Migaloo


Jaké komunikační nástroje se Vám nejvíce osvědčily?

Kateřina: Hodně využíváme skypové konference pro individuální porady a schůzky. Jednou za měsíc svoláváme koordinační schůzku vedení Rady UNIPA formou hromadné skypové konference. Hojně využíváme sociální sítě a ke každé akci zakládáme událost na Facebooku, kde s účastnicemi a účastníky aktivně komunikujeme. Na e-mailu jsem skoro závislá.

Karolina: E-mail je nejčastější komunikační nástroj, který využíváme. Například Skype využíváme opravdu jen sporadicky.

Používáte některý z online nástrojů pro práci s týmem?

Kateřina: Na sdílení a společnou práci s dokumenty používáme Googledocs. Pomocí tohoto nástroje sbíráme i přihlášky na semináře, přihlášky ke členství nebo hlasujeme. Termíny si domlouváme a plánujeme pomocí Doodlu a sdílíme data v Dropboxu. Pro zápisy, plánování nebo brainstormingy používáme Padlet a poslední dobou hodně testujeme práci s myšlenkovými mapami, nejraději s pastelkami, ale pro sdílenou práci je vytváříme v Mindmaps. Naposledy jsme tuto techniku použily, když jsme zakládaly studentskou sekci naší organizace a mapovaly jsme potřeby studentek porodní asistence. No a teď testujeme Migaloo.

Karolina: Používáme sdílený kalendář v Outlooku, abychom měli přehled, kde kdo je a jak je dostupný. Také příležitostně využíváme Googledocs pro sdílení materiálů. Pro účely správy článků a textů do zpravodaje Svět neziskovek se nám nejvíce osvědčil Dropbox. Skrze účet na google posíláme dotazník na zpětnou vazbu ke kurzům a workshopům, které pořádáme každý týden. Využili jsme tuto platformu i pro velký dotazník na průzkum potřeb neziskových organizací. Na plánování termínů se správní a dozorčí radou využíváme Doodle.

3

Trello funguje i jako přehledná online nástěnka, se kterou je radost pracovat. Foto: Trello


Ví ve vaší organizaci levá ruka, co dělá pravá?

Kateřina: Nevím, jestli jako levá ruka můžu odpovídat i za tu pravou, ale myslím, že se komunikace v rámci vedení organizace zlepšuje. Zásadní rozhodnutí schvaluje rada UNIPA – někdy i formou sms, máme etický kodex závazný pro členky a zápisy sdílíme na dropboxu. V posledních měsících se snažíme vysvětlovat členkám, ale i rodičům, co jim můžeme nabídnout a začaly jsme vydávat newsletter a pozvánkami, překlady odborných článků ale i výzvami k zapojení se do Kruhu přátel UNIPA. V nejužším vedení organizace to bývá docela divoké, hlavně, když je hodně aktivit najednou, nebo je potřeba vydat rychle nějaké prohlášení do tisku. Takže snažíme se obě hemisféry propojovat, co to jde.

Karolina: Vzhledem k tomu, že jsme malá organizace – pětičlenný tým, snažíme se většinu informací sdílet hned nebo každý týden na poradě. Přesto někdy nastává problém udržet informovanost všech členů týmu o vývoji jednotlivých projektů. Termíny, rozpočty se mění a sdílení jednou za týden na poradách někdy prostě nestačí.

 

Desatero pro začátek

 

A teď už slibované tipy pro lepší fungování vašeho pracovního týmu. Nebojte se vystoupit ze zajetých stereotypů!

  1. Stanovte si strategii. A nezapomeňte si ji všichni občas připomenout. Napište si vizi a hlavní cíle na nástěnku u kávovaru. Jednou za půl roku se zeptejte všech na poradě, jestli není třeba strategii změnit.
  2. Mějte vize. A pusťte do jejich tvorby co nejvíc lidí. K virtuálnímu brainstormingu používejte myšlenkové mapy. Zdarma je MindMup nebo MindMeister.
  3. Vysvětlujte. Svůj plán, program, zadané úkoly. Ukořistěte si na různých týmových poradách pět minut slávy. I když třeba nemáte s fundraisingem nebo teréňáky nic společného. Je více než žádoucí, aby i ostatní kolegové věděli, na čem děláte.
  4. Sdílejte. V první řadě kalendář, ať máte přehled o všech akcích, schůzkách a kde kdo zrovna je. Třeba Google kalendář nebo v aplikaci Migaloo.
  5. Rozdělte si všechny aktivity organizace do pomyslných projektů. I příprava vánočního večírku je projekt, na kterém se podílí více lidí. Stanovte si garanta projektu, pracovní tým, termíny šoupněte do kalendáře a úkoly vyvěste přehledně do některého z online nástrojů. Je jich spousta – Trello, Asana nebo Migaloo.4

    Asana pro správu vašich projektů je jako spousta dalších nástrojů úplně zdarma. Foto: Asana

  6. Buďte online. A přehoďte některé úkony na počítač. Využívejte některý z online nástrojů pro správu týmů. Eliminujte hromadné e-mailové konverzace, ve kterých se ztrácíte a excelové soubory o několika listech se stovkami neaktualizovaných kontaktů.
  7. Vytvořte ze zápisů z porad řetězec. A vracejte se k rozdaným úkolům. Trvejte na jejich plnění a připomínejte ostatním, že na každou činnost navazuje další a jejich malé úkoly přispívají k velkým projektům a zářné budoucnosti.
  8. Důvěřujte schopnostem svých lidí. A dejte jim možnost se k plánům organizace vyjádřit. Nezahazujte automaticky na první pohled bláznivé nápady, ale pečlivě si je zapisujte. Třeba na virtuální nástěnku Padlet. Často ty největší šílenosti mají největší úspěch.
  9. Nebojte se bojkotu svých lidí vůči online aplikacím. Zaveďte pravidelnou supervizi používání těchto nástrojů a zajistěte technickou podporu každému, kdo bude potřebovat. Všichni brzy zjistí, že jim aplikace šetří čas a nervy.
  10. Pokud chcete lépe fungovat, musíte něco změnit. Nebojte se toho. Není to o penězích, ale pracovních návycích a psychologii práce. I za málo peněz se dá udělat spousta muziky.

Autorka: Kateřina Švidrnochová, lektorka, Migaloo.cz

Další tipy na to, jak zefektivnit vaši práci týmu, budete pravidelně nacházet v následujících číslech Světa neziskovek.


Jestli vás něco zajímá, obraťte se na autorku článku a lektorku Kateřinu Švidrnochovou, ráda vám poradí!

 

verze pro tisk
  zpět
CHCI VĚDET CO JE NOVÉHO VE SVĚTĚ NEZISKOVEK
Chci dostávat novinky emailem.


Kdo jsem?


 odhlásit odběr

PARTNEŘI SVĚTA NEZISKOVEK

partner ČSOBpartner AVPO ČR